Was ist eigentlich ein digitaler Arbeitsplatz? Und was hat das mit interner Kommunikation zu tun? Die Agentur HIRSCHTEC gab uns Einblicke in die Welt der digitalen Transformation und warum interne Kommunikation dabei eine besonders wichtige Rolle spielt.
Seit der Covid-19-Pandemie ist klar geworden: Die Zusammenarbeit in Organisationen funktioniert auch dann noch, wenn sich die Mitarbeitenden nicht an einem Ort befinden, sondern von ganz verschiedenen Orten aus arbeiten. Um eine solche Zusammenarbeit jedoch gewährleisten zu können, bedarf es einem sogenannten digitalen Arbeitsplatz. Dieser besteht aus verschiedenen digitalen Anwendungen, Apps und Tools.
Oliver Chaudhuri und Alina Lenders von HIRSCHTEC, einer Full-Service Agentur für digitale Arbeitsplätze, haben uns in einem Workshop näher gebracht, was es mit der digitalen Transformation auf sich hat und uns über die zentrale Rolle der internen Kommunikation als Schlüsselfaktor für die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes in Organisationen aufgeklärt.
Hier sind unsere Key Learnings:
Im Zuge der Covid-19-Pandemie wurde die digitale Transformation in vielen Organisationen angekurbelt, die sich vermehrt online-basierten Anwendungen und Tools zugewendet haben, um den Mitarbeitenden einen digitalen Raum für Zusammenarbeit und Kollaboration zur Verfügung zu stellen. So kann gewährleistet werden, dass die Mitarbeitenden trotz örtlicher Entfernungen auf einem sicheren Weg gemeinsam arbeiten können.
Drei Kernfragen für jede Organisation
Bevor es aber überhaupt an die Einrichtung eines solchen digitalen Arbeitsplatzes gehen kann, muss jede Organisation drei Fragen für sich beantworten. Denn nur so können später die richtigen Tools und Anwendungen gefunden werden, die zu den Bedürfnissen und der Arbeitsweise der jeweiligen Organisation passen:
Womit kommunizieren wir? Die Frage richtet sich danach, mit welchen Instrumenten und über welche Wege innerhalb der Organisation kommuniziert wird.
Wie gestalten wir unsere Zusammenarbeit? Dabei geht es vor allem darum, wer innerhalb der Organisation mit wem redet und wie Informationsstrukturen aufgebaut sind. Wer darf von bestimmten Informationen erfahren und wer vielleicht nicht? All das sind Aspekte, die mit in die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes einfließen.
Wie führen wir hybrid bzw. online? Hierbei geht es darum, in welchen Situationen und zu welchen Fragestellungen sich der CEO selbst äußert bzw. selbst äußern sollte. Ein wichtiger Aspekt dabei ist ebenfalls, ob die Informationen klassisch top-down vermittelt werden oder ob der CEO mit den Mitarbeitenden in einen Dialog tritt.
Bausteine des digitalen Arbeitsplatzes
Ein digitaler Arbeitsplatz muss mehrere Facetten abdecken, die Kommunikation und Kollaboration über die gesamte Organisation bis hin zu den einzelnen Teams und Mitarbeitenden ermöglichen.
Information: Für die gesamte Organisation braucht es einen Raum, in dem klassische top-down Informationen vermittelt werden können. Dazu dient ein redaktionelles Intranet, in dem nur befugte Personen aufbereitete Informationen platzieren können. Fun Fact: Die beliebteste und wichtigste Information ist der Speiseplan! “Den findet man immer direkt auf der Startseite”, betont Oliver Chaudhuri.
Interaktion und Vernetzung: Des Weiteren sollte es einen Kanal geben, in dem Austausch und Vernetzung ermöglicht werden: Ein social Intranet. Hier können sich Mitarbeitende zu den verschiedensten Themen austauschen, sodass ein bottom-up Informationsfluss entsteht. Im Idealfall gibt es auf einem solchen Kanal nicht nur den Austausch zwischen Mitarbeitenden, sondern auch die Möglichkeit, sich mit dem CEO über wichtige Themen unterhalten zu können.
Kollaboration: Auch für das alltägliche operative Arbeiten in den einzelnen Teams bzw. Arbeitsgruppen gibt es einen eigenen Raum. So kann sichergestellt werden, dass bestimmte Informationen an einem Ort zu finden sind und es können gezielt Absprachen getroffen werden, die nur das eigene Team bzw. die eigene Arbeitsgruppe betreffen.
Tägliches Arbeiten: Zuletzt stehen allen Mitarbeitenden verschiedene Tools zur Verfügung, mit denen sie ihre Aufgaben erledigen können. Darunter fallen klassischerweise E-Mail-Accounts, Word, Excel, Powerpoint und vieles mehr.
Eines der wichtigsten Learnings aus dem Workshop wird an dieser Aufzählung bereits deutlich und auch von Oliver Chaudhuri immer wieder betont: „Ein Tool für alles? Das könnt ihr vergessen! Dream on!“ Es kann niemals nur eine Anwendung oder ein Tool geben, dass all diese Facetten eines digitalen Arbeitsplatzes abdecken kann. Deshalb ist es die Aufgabe der Agentur HIRSCHTEC die passenden Tools für Organisationen zu finden und ihnen bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes zu helfen.
Kennen, Können, Wollen
Nachdem die richtigen Anwendungen und Tools gefunden wurden, geht es an die große Aufgabe, den neuen digitalen Arbeitsplatz in der gesamten Organisation zu implementieren. Für genau diese Aufgabe ist die interne Kommunikation als Schlüsselfaktor zuständig. Denn nur, wenn in der gesamten Organisation verständlich kommuniziert wird, was es mit dem digitalen Arbeitsplatz auf sich hat und wie dieser funktioniert, kann die digitale Transformation schlussendlich gelingen.
Die Agentur HIRSCHTEC geht bei der Implementierung nach drei Schritten vor:
Kennen: In dieser ersten Phase geht es zuallererst darum, allen Mitarbeitenden die neuen Anwendungen und Tools näherzubringen. Dabei ist es immer hilfreich, wenn man den neuen digitalen Arbeitsplatz mit einer Storyline begleitet. Dazu wird kommuniziert, wo die Organisation sich derzeit befindet, wo sie hin möchte, wie das erreicht werden soll und welche Chancen und Vorteile das für die Mitarbeitenden mit sich bringt.
Können: In der zweiten Phase geht es um die Einführung und Befähigung des neuen digitalen Arbeitsplatzes. Im Mittelpunkt steht dabei die „How-To“ Kommunikation. Um nicht den Überblick über die verschiedenen Anwendungen und Tools zu verlieren, kann es hier hilfreich sein, eine haptische Infografik für die Tool-Landschaft zu erstellen und diese auf allen Schreibtischen in der Organisation aufzustellen. So können alle Mitarbeitende sich schnell informieren, wo sie welche Informationen finden können.
Wollen: Im letzten Schritt der Implementierung ist es eine zentrale Aufgabe, die Nutzenden zu coachen und zu unterstützen. Es ist wichtig, mit den Mitarbeitenden in den Austausch zu treten und sich Feedback zum digitalen Arbeitsplatz einzuholen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Nutzenden nicht an den neuen Anwendungen und Tools verzweifeln, sondern man die neuen Abläufe richtig im Alltag verfestigen kann. Hilfreich bei diesem Schritt sind eigens eingerichtete Hilfe-Communities, in denen die Mitarbeitenden ihre Fragen stellen können und sich diese auch gegenseitig beantworten können. Dies dient nicht nur der Problemlösung, sondern ist gleichzeitig auch ein Mittel, um das Zusammengehörigkeitsgefühl in der Organisation zu stärken.
Insbesondere an dem Prozess der Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes können wir erkennen, was für eine wichtige Rolle die interne Kommunikation für Organisationen spielt: “Die lernende Organisation ist nur mit interner Kommunikation möglich!” Ohne ausreichende Kommunikation wäre eine Transformation zum digitalen Arbeitsplatz also kaum denkbar!
Vielen Dank an Oliver Chaudhuri und Alina Lenders für die spannenden Einblicke in die Welt des digitalen Arbeitsplatzes und der internen Kommunikation!
Von Johanna Manka